Bestellmanagement – effizient gedacht

Bestellmanagement bezeichnet den gesamten Prozess der Planung, Ausführung und Kontrolle von Bestellungen innerhalb eines Unternehmens – es umfasst also eine Vielzahl von Aktivitäten sowie deren Schnittstellen. Sowohl in der Umsetzung der einzelnen Schritte als auch deren Verknüpfung gilt es Herausforderungen zu überwinden und immer effizientere Prozesse zu etablieren. Genau hier können Automatisierungen und intelligente Dokumentenverwaltung helfen.

Wie diese das Bestellmanagement unterstützen und wie Sie davon profitieren können erfahren Sie hier.

Mann vor Pinnwand

Prozessüberblick: Von der Bestellung bis zur Lieferung

Der Ablauf des Bestellmanagements umfasst mehrere wichtige Schritte, die von der Bestellung bis zur Lieferung reichen. Um die Optimierungspotenziale zu kennen und zu nutzen, lohnt es sich den Bestellprozess einmal genauer zu betrachten:

 

  1. Bestelleingang und Auftragsbestätigung:
  • Der Verkäufer erhält die Bestellung des Kunden, die entweder manuell (z. B. per E-Mail) oder automatisch (über ein E-Commerce-System) eingeht
  • Die Bestellung wird geprüft und der Verkäufer bestätigt dem Kunden den Erhalt der Bestellung sowie die voraussichtliche Lieferzeit und Verfügbarkeit der Produkte
  1. Überprüfung der Bestellinformationen:
  • Der Verkäufer überprüft die Bestellung auf Vollständigkeit und Richtigkeit, einschließlich Produktmengen, Preis und Zahlungsbedingungen
  • Falls Unstimmigkeiten auftreten (z. B. fehlende Angaben oder Produktverfügbarkeit), wird der Kunde kontaktiert, um diese zu klären
  1. Lagerbestandsprüfung:
  • Der Verkäufer prüft, ob die bestellten Produkte auf Lager sind. Falls nicht, erfolgt entweder eine Bestellung beim Lieferanten oder eine Information an den Kunden bezüglich einer Verzögerung
  • In einigen Fällen kann auch eine Bestellung zur Produktion ausgelöst werden, wenn das Produkt speziell angefertigt werden muss
  1. Kommissionierung und Verpackung:
  • Sobald die Bestellung bestätigt und der Lagerbestand überprüft wurde, wird die Ware aus dem Lager entnommen (Kommissionierung)
  • Das Produkt wird anschließend für den Versand verpackt. Dabei wird darauf geachtet, dass es sicher verpackt ist, um Schäden während des Transports zu vermeiden
  1. Versand und Lieferung:
  • Der Versand wird organisiert – entweder durch ein eigenes Versandteam oder über einen externen Logistikdienstleister
  • Der Verkäufer stellt dem Kunden eine Versandbestätigung und gegebenenfalls eine Sendungsverfolgungsnummer zur Verfügung, damit der Kunde den Status der Lieferung nachverfolgen kann
  1. Rechnungsstellung:
  • Gleichzeitig mit oder nach dem Versand wird die Rechnung an den Kunden erstellt und verschickt. Dies kann digital (per E-Mail) oder in Papierform erfolgen
  • Die Rechnung wird mit den vereinbarten Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungsziel oder Vorauszahlung) versehen
  1. Zahlungseingang:
  • Der Verkäufer überwacht den Zahlungseingang und stellt sicher, dass der Kunde gemäß den vereinbarten Bedingungen bezahlt
  • Falls nötig, werden Erinnerungen für ausstehende Zahlungen verschickt
  1. Kundensupport und Nachverfolgung:
  • Nachdem das Produkt geliefert wurde, prüft der Verkäufer, ob der Kunde zufrieden ist, und bietet ggf. Support bei Problemen oder Fragen zur Lieferung oder zum Produkt
  • In vielen Fällen erfolgt eine Nachfrage zur Kundenzufriedenheit oder es wird eine Möglichkeit zur Rückgabe oder zum Umtausch angeboten, falls das Produkt nicht den Erwartungen entspricht

Fazit

Der Bestellmanagement-Prozess ist sehr umfangreich und umfasst einige Herausforderungen – daher wird häufig auf Tools zurückgegriffen, um den Bestellprozess optimieren zu können.

Herausforderungen und Vorteile von Automatisierung im Bestellmanagement

Im traditionellen Bestellmanagement entstehen häufigVerzögerungen, da manuelle Prozesse und die aufwendige Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen oder mit Lieferanten den Ablauf verlangsamen. Dazu entstehen durch die manuellen Prozesse immer wieder Fehler z.B. bei der Eingabe von Bestellinformationen, die nachträgliche Korrekturen erfordern, die zusätzliche Ressourcen binden.Manuelle Eingriffein die Bestellung und Prüfung sind dabei insgesamt zeitaufwendig und fehleranfällig, was zu einem hohenVerwaltungsaufwand führt und eine schnelle Reaktion auf auftretende Probleme kaum möglich macht.

Die Automatisierung im Bestellmanagement kann diese Probleme deutlich minimieren. Durch automatisierte Tools werden Routineaufgaben automatisch erledigt: so werden weniger Übertragungsfehler gemacht und eine Echtzeitübertragung findet statt. Das bedeutet für das Unternehmen eine starke Zeitersparnis und weniger administrativer Aufwand, das Bestellprozess optimieren führt also zu einer besseren Produktivität und somit zu Ressourcenersparnis über den gesamten Bestellprozess.

Beispiel Caya
Beispiel Caya
Zum Caya Testbericht
  • Schnellere Erfassung, Sortierung und Weiterleitung von Dokumenten (Bearbeitungszeit verkürzt)
  • Bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz (Einsehbarkeit des Status)
  • Reduzierung von Kosten (Papier, Versand und Lagerung)
  • Erhöhter Dokumentenschutz (Verschlüsselung und Zugriffskontrollen)
  • Nachhaltigkeit (weniger Papierverbrauch)
  • Flexiblere Arbeitsweise durch ortsunabhängige Bearbeitung

Durch Automatisierung den Bestellprozess optimieren

Durch Automatisierung lässt sich der Bestellprozess optimieren: Welche Funktionen das Bestellmanagementdabei hauptsächlich vereinfachen und prägen haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Durch digitale Dokumentenablagen Bestellprozess optimieren

Ein Teil einer intelligenten Automatisierung im Bestellmanagement könnte eine digitale Dokumentenablage sein – sie ermöglicht eine leichtere Verwaltung von Bestellungen, Rechnungen und Lieferdokumenten. Die digitale Ablage, zum Beispiel von Rossum, ExB und Caya, hilft dabei eine klare Struktur der Dokumente beizubehalten und erfordert keine manuellen Archivierungsaufgaben. Dokumente werden dabei automatisch klassifiziert, mit Metadaten versehen und sicher gespeichert. Das reduziert Fehlablagen, beschleunigt Workflows und verbessert die Transparenz über den gesamten Bestellprozess. Zudem ermöglicht die digitale Archivierung eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Bestellungen, sodass Unternehmen stets den Überblick über offene, bearbeitete und abgeschlossene Vorgänge behalten.

Eine digitale Dokumentenablage spart also nicht nur Zeit, sondern reduziert auch deutlich den Verwaltungsaufwand sowie Fehler und Lücken im Bestellmanagement.

Beispiel Workist
Beispiel Workist

Suchbarkeit und Zugriff

Auf Grundlage dieser digitalen Dokumentenablage können nun auch andere Faktoren des Bestellmanagements verbessert werden: sowohl Zugriffe als auch die Suchbarkeit der Dokumente werden einfacher. Statt mühsam Papierordner oder manuelle Verzeichnisse zu durchsuchen, können Dokumente per Schlagwortsuche, Filter oder OCR-Technologie (optical character recognition) in Sekunden gefunden werden. 

Hinzu kommt die Berechtigungssteuerung, diese stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente haben – was in manueller Ausführung häufig nicht vollständig möglich ist. Zudem können Mitarbeiter ortsunabhängig auf Bestelldaten zugreifen, was eine schnellere Bearbeitung ermöglicht und im digitalen Zeitalter mit Homeoffice und mehr erheblich den Bestellprozess optimieren kann. Dies führt zu einer effizienteren Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und verhindert Verzögerungen, die durch unklare oder unauffindbare Bestellunterlagen entstehen.

Dokumentenprüfung und Genehmigung

Auch die automatisierte Dokumentenprüfung und Genehmigung beschleunigt das Bestellmanagement erheblich. Statt manuell Bestellungen zu überprüfen und Freigaben einzuholen, übernehmen intelligente Workflows diese Aufgaben. Einige Tools können etwa Bestelldaten automatisch auslesen und mit hinterlegten Vorgaben abgleichen, um Fehler frühzeitig zu erkennen. Dadurch werden Inkonsistenzen oder fehlende Informationen direkt markiert, bevor die Bestellung weiterverarbeitet wird. Auch Genehmigungsprozesse lassen sich durch digitale Freigabeworkflows optimieren, indem Dokumente automatisch an die zuständigen Entscheidungsträger weitergeleitet werden. Dadurch entfallen Verzögerungen durch lange Abstimmungen, und Unternehmen profitieren von einer schnelleren, fehlerfreien und nachvollziehbaren Bearbeitung von Bestellungen.

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen im Bestellmanagement

Eins der aktuellsten Themen ist jedoch Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen im Bestellmanagement. Sie revolutionieren das Bestellmanagement, indem sie Unternehmen helfen Bestellungen proaktiv zu steuern und Lagerbestände zu optimieren. Durch die Analyse historischer Bestelldaten, saisonaler Schwankungen und Markttrends kann KI präzise Prognosen erstellen, die eine bedarfsgerechte Nachbestellung ermöglichen. So werden Überbestände und Engpässe vermieden, während Kosten durch effizientere Lagerhaltung reduziert werden. Maschinelles Lernen verbessert kontinuierlich die Vorhersagegenauigkeit und sorgt dafür, dass sich Bestellprozesse dynamisch an veränderte Bedingungen anpassen.

Zusätzlich trägt KI maßgeblich zu Fehlerreduktion und Effizienz tagtäglicher Aufgaben im Bestellmanagement bei. Automatisierte Systeme erkennen dabei die bereits genannten Bereiche der Verwaltung, Suchbarkeit und Genehmigung, erkennen Unstimmigkeiten in Bestellungen, prüfen Daten auf Richtigkeit und schlagen Korrekturen vor.

KI, digitale Assistenten und Chatbots entlasten Mitarbeiter also, indem sie Routineaufgaben übernehmen und Datenanalysen durchführen, um den Bestellprozess optimieren zu können. Dadurch profitieren Unternehmen von einer höheren Datenqualität, reduzierten Kosten und somit einem effizienteren Bestellmanagement,während sich Mitarbeiter verstärkt auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

Beispiel Dokumentenverarbeitung mit KI von Rossum
Beispiel Dokumentenverarbeitung mit KI von Rossum

Compliance und Normen im Bestellmanagement

Ein klares Verständnis von Compliance und Normen ist im Bestellmanagement essenziell, um gesetzliche Vorgaben und betriebsinterne Richtlinien einzuhalten. Jede Bestellung muss korrekt dokumentiert, geprüft und archiviert werden, damit Steuer- und Qualitätsstandards erfüllt sind. Doch gerade in manuellen Prozessen schleichen sich schnell Fehler ein – sei es durch fehlende Freigaben, unvollständige Dokumentationen oder versehentliche Abweichungen von Vorschriften. Solche Fehler können nicht nur Verzögerungen und Zusatzkosten verursachen, sondern auch rechtliche Risiken mit sich bringen.

Automatisierung kann hier erheblich entlasten und die Bestellprozesse optimieren. Digitale Systeme übernehmen nicht nur die Prüfung von Bestellungen, sondern gleichen sie gleichzeitig mit den geltenden Richtlinien ab und dokumentieren dabei alles lückenlos in Echtzeit, damit Fehler frühzeitig identifiziert und korrigiert werden können. Gleichzeitig stellen intelligente Workflows sicher, dass keine Freigabe übersehen wird, indem sie den gesamten Prozess strukturiert und automatisiert steuern.

So bleibt der gesamte Prozess nachvollziehbar und auditsicher. Das spart Zeit, reduziert Fehler und gibt Unternehmen die Sicherheit, dass ihre Bestellungen jederzeit den aktuellen Vorschriften entsprechen – effizient, transparent und stressfrei.

Integration von Systemen: So funktioniert es

Häufig Frage beim automatisierten Bestellmanagement ist, wie die neuen Automatisierungs-Tools in die bestehenden Strukturen passen und ob bzw. wie bestehende Systeme verknüpft werden können. Dazu ist klar zu sagen: Ja, die Integration von Drittsystemen wie DATEV in die Automatisierung des Bestellmanagements ist möglich und erleichtert die nahtlose Verbindung zwischen Einkauf, Buchhaltung und Controlling. Moderne Schnittstellen ermöglichen dabei eine einen automatisierten Datenaustausch, sodass Bestellungen, Rechnungen und Zahlungsinformationen direkt in DATEV überführt werden können.

Viele Automatisierungstools bieten vorkonfigurierte Schnittstellen, wodurch die Integration oft simpel und ohne großen IT-Aufwand erfolgt. So können Rechnungen aus dem Bestellmanagement automatisch in DATEV verbucht und Zahlungsfreigaben angestoßen werden – es findet also auch weiterhin eine lückenlose Dokumentation statt. Sowohl für KMUs und größere Unternehmen bietet diese Verbindung eine effiziente und sichere Lösung, um Bestell- und Finanzprozesse miteinander zu verzahnen und dadurch Zeit sowie Ressourcen zu sparen.

Beispiel Toolintegration bei Caya
Beispiel Toolintegration bei Caya

Intelligente Bestellmanagement -Tools

Um die Bestellprozesse zu optimieren, gibt es verschiedenste Automatisierungstools – wir haben uns entschieden hier einmal drei Beispiele aufzuführen die umfangreich unterstützen und gute Optionen für intelligentes Bestellmanagement sind.

 

Caya

- automatische Ablage und digitale Verwaltung von Bestelldokumenten

- automatische, regelbasierte Verarbeitungen der Dokumente

-Zugriffsrechte und Rollenverteilung möglich

 

Rossum

-Komplette Automatisierung der Dokumentenerfassung

-anschließende Dokumentverarbeitung und Integration in Buchhaltungssysteme

-automatisches Auslesen von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine

 

Workist

-Analyse und Verifizierung aller eingehender Bestellungen

-Anschließende Systemintegration der Dokumente

Auswahlkriterien

Die Auswahl des richtigen Bestellmanagement-Tools sollte auf einer Analyse der Unternehmensbedürfnisse, dem Funktionsumfang der Tools und dem Preis-Leistungsverhältnis beruhen. Die wichtigsten Aspekte hierzu sind:

  1. Wie viel des Bestellprozesses lässt sich automatisieren? Ist die manuelle Dateneingabe minimal?
  2. Kann das Tool problemlos mit bestehendenTools und Softwares integriert werden?
  3. Eignet sich das Tool für dieWachstumsstrategie des Unternehmens?
  4. Wie benutzerfreundlich ist das Tool? Ist das Tool auch für nicht-technische Mitarbeiter einfach zu bedienen?
  5. WelcheKI- und Validierungsfunktionen bietet das Tool?
  6. Bietet das Tool Echtzeit-Tracking und Monitoringvon Bestellungen und Lieferungen?
  7. Wie ist das Kosten-Nutzen-Verhältnis?
  8. Entspricht das Tool denDatenschutzanforderungen und Compliance-Vorgaben (z.B. DSGVO)?
  9. Wie gut ist derKundensupport? Gibt es ausreichende Schulungsressourcen, um das Tool effizient zu nutzen?

Zukunftsperspektiven und Trends im Bestellmanagement

Die Zukunft des Bestellmanagements wird zunehmend von Automatisierung, KI und digitalen Technologien geprägt.

Dazu gehören verstärkt KI-gestützte Prognosen, um Bestellungen proaktiv zu steuern und Lagerbestände zu optimieren sowie Muster im Bestellverhalten zu erkennen. Doch auch die Integration von Cloud-Technologien, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Bestellprozesse über verschiedene Plattformen hinweg zu vernetzen und in Echtzeit zu überwachen. Dies fördert nicht nur die Transparenz, sondern auch eine schnellere Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Markt oder bei Lieferanten. Außerdem könnte Blockchain-Technologie zukünftig eine wichtige Rolle bei der Verfolgbarkeit von Bestellungen spielen, indem sie für eine transparente und manipulationssichere Dokumentation sorgt.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie auf flexible und skalierbare Lösungen setzen sollten, die mit dem Unternehmenswachstum und den technologischen Entwicklungen Schritt halten. Es empfiehlt sich, automatisierte Systeme zu implementieren, die KI und Datenanalyse nutzen, um kontinuierlich den Bestellprozess zu optimieren und Fehler zu reduzieren.

Beispiel der Trendanwendung bei Caya
Beispiel der Trendanwendung bei Caya

Unternehmenseinführung von Bestellmanagement-Tools

Wie bereits erwähnt erfordert die erfolgreiche Einführung von Bestellmanagement-Tools eine gründliche Bedarfsanalyse und die Auswahl des passenden Tools, das den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht. Doch für eine erfolgreiche Integration der Tools in den Unternehmensalltag sollten weitere Aspekte beachtet werden.

-frühzeitiger Einbezug aller relevanten Stakeholder

-genug Zeit und Fachwissen für die Integration in bestehende Systeme nutzen

-Mitarbeiter gründlich schulen und Akzeptanz schaffen

-langfristig Prozesse überwachen und anpassen.

Fazit: Tipps, um den Bestellprozess optimieren zu können

Die Optimierung des Bestellprozesses erfordert eine Kombination aus Automatisierung, intelligenter Technologie und klar strukturierten Arbeitsabläufen. Durch den Einsatz von digitalen Dokumentenablagen, automatisierter Bestellprüfung und KI-gestützten Tools lassen sich dabei viele manuelle Schritte reduzieren, was zu einer höheren Effizienz und Fehlerreduktion führt.

Die Einführung solcher Tools sollte allerdings strategisch geplant und gut begleitet werden, um das Wachstum des Unternehmens sicherstellen zu könne – es gilt: Automatisierung im Bestellmanagement sollte immer wieder mit den festgelegten Zielen abgeglichen werden und als Tool zum Erfolg verstanden werden, nicht als Komplettlösung