Rossum Testbericht & Erfahrungen
Rossum ist eine KI-gestützte Plattform zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung, die Unternehmen hilft, manuelle Dateneingabe zu eliminieren und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Sie kann helfen Fehler und Bearbeitungszeiten zu minimieren. Die Lösung eignet sich besonders für Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen oder umfangreichen Prozessen.
Vorteile
- Starke Erkennung und Verarbeitung von Dokumenten durch KI
- Sehr nützlich für längere Prozesse
- Hohe Erkennungsrate unterschiedlichster Dokumente
- Skalierbar für große Unternehmen
- Etabliert und sicher
Nachteile
- Geringe Preistransparenz
- Hohe Einstiegskosten
- Individuelle Anpassung und Trainings der KI häufig nötig
- Einarbeitung intuitiv aber eher lange Eingewöhnungszeit
- Keine Offline-Lösung
Allgemeine Unternehmensinformationen
Rossum ist ein 2016 gegründetes Unternehmen mit Hauptsitz in Prag, das sich auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch intelligente Dokumentenverarbeitung spezialisiert hat. Dafür bietet Rossum eine Plattform mit verschiedensten Funktionen und KI-Basis.
Mit ihrer Softwarelösung richten Sie sich an jegliche Branchen und Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse automatisieren möchten – wie beispielsweise an die dokumentenschweren Bereiche Finanzen, Logistik, Fertigung, Energie und Versicherung.
Auszeichnungen: Folgende und mehr hat Rossum erhalten
Anwendungsbereiche
Rossum bietet digitales Post- und Dokumentenmanagement, also die Digitalisierung und Organisation von Dokumenten sowie Post und hilft dabei Prozesse gewinnbringend zu automatisieren. So kann die Produktivität gesteigert und Zeit eingespart sowie lästiger, unübersichtlicher Papierkram vermieden werden. Dabei werden verschiedenste Leistungen angeboten.
Das umfasst Rossum Angebote:
Dateneingang
- Empfangen von Dokumenten aus verschiedensten Kanälen
- Besonders hoher Umfang von unterstützten Dokumententypen (z.B. halbstrukturiert)
- Sammeln der Dokumente in einem Dokumenteneingang
- Automatische Klassifizierung und Sortierung von Dokumenten
- Erkennung von doppelten Dokumenten zur Vermeidung redundanter Verarbeitung
Datenverarbeitung
- Datenextraktion durch KI-Erkennung
- Datenvalidierung
- Automatisierung von Folgeprozessen
- E-Mail-Benachrichtigung
- Genehmigungen
- Datenweitergabe an andere Systeme
- Weitere Automatisierte Workflows basierend auf definierten Regeln
- Fehlererkennung und Korrekturvorschläge für unvollständige oder fehlerhafte Daten
- Reporting- und Analysefunktionen (Erkennung von Optimierungspotenzialen)
Viele sind bereits Kunden:
Bosch, Wolt, Thyssenkrupp, Somitomo, Morton Salt und viele mehr
Nutzungsflexibilität
Rossum erfordert als cloudbasierte Plattform eine Internetverbindung, ist also nicht offline nutzbar. Dafür ist Rossum jedoch mobil nutzbar, über mobile Browser kann auf die Rossum-Webanwendung zugegriffen werden. Es gab zu früheren Zeiten ebenfalls eine App, diese besteht jedoch nicht mehr – es empfiehlt sich so oder so eine Nutzung auf größeren Bildschirmen für ein optimales Benutzererlebnis.
Rossum ermöglicht eine nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse durch die Anbindung an diverse Systeme wie ERP- und RPA-Lösungen, Dokumentenmanagement sowie E-Mail-Dienste und Buchhaltungssoftware. Dank standardisierter Schnittstellen und APIs lässt sich Rossum problemlos mit Plattformen wie SAP, NetSuite, Coupa und Sage verbinden, wodurch der Datenaustausch automatisiert und manuelle Eingriffe minimiert werden. Diese Flexibilität unterstützt Unternehmen dabei, ihre Effizienz zu steigern und bestehende Workflows optimal zu ergänzen.
Technologie und Anwendungsdetails
uRossum bietet eine umfassende Zugriffsverwaltung, die es ermöglicht, Benutzern spezifische Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen zuzuweisen. Diese Rollen reichen von reinen Leserechten bis zu umfangreichen Rechten wie Dokumente importieren, bearbeiten und bestätigen können. Die Zuweisung erfolgt über die Einstellungen im Benutzerbereich, wobei Administratoren die Möglichkeit haben, Benutzerkonten zu erstellen, zu deaktivieren oder zu löschen.
Außerdem sind kollaborative Arbeitsabläufe möglich, sodass verschiedene Rollen gleichzeitig an den gleichen Dokumenten arbeiten können. Diese Rollenverteilung und Kollaboration fördert effiziente Teamarbeit und stellt sicher, dass Dokumente präzise und zeitnah verarbeitet werden.
Ein wichtiger Punkt der Technologie von Rossum ist außerdem die künstliche Intelligenz – sie treibt die automatisierte Dokumentenverarbeitung an, erkennt und extrahiert Daten und vieles mehr. Dabei verbessert sich die KI mit steigender Benutzerinteraktion, hilft bei der Validierung und Korrektur von Daten und steuert so maßgeblich zur effizienteren Verarbeitung großer Dokumentenmengen bei.
Server: Cloud-Plattform
Sicherheit & Compliance: ISO/IEC 27001:2013, DSGVO-konform, Verschlüsslungstechnologien
Installation, Einstieg und Support
Die Implementierung von Rossum in ein Unternehmen ist relativ unkompliziert und erfordert keine aufwendigen lokalen Installationen – sie erfolgt über eine Webanwendung mit persönlichem Account. Der zeitliche Aufwand für die Einführung variiert dabei je nach Komplexität der bestehenden Prozesse, kann jedoch durch die Unterstützung von Rossums Professional Services Team und Implementierungspartnern erheblich reduziert werden. Dieses Expertenteam bietet maßgeschneiderte Onboarding-Pläne, Schulungen und kontinuierliche Optimierung, um eine schnelle Wertschöpfung und hohe Akzeptanz sicherzustellen.
Außerdem sind online Use-Case Beispiele sowie eine kostenlose Demo einzusehen und es besteht das Angebot einer 14 Tage Testversion.
-Support/ Service: Professional Services Team, technischer Support per Mail, Help Center
-Sprachen: Dokumente von über 270 Sprachen können extrahiert und verarbeitet werden
Benutzeroberfläche
Rossum bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche mit klaren Strukturen und Prozessen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Das zentrale Dashboard ermöglicht einen schnellen Überblick. Trotz der intuitiven Bedienung kann es jedoch Zeit brauchen, Rossum in bestehende Systeme zu integrieren und Mitarbeiter mit den Workflows vertraut zu machen. Manche Unternehmen benötigen zusätzliche Entwicklungsressourcen für eine reibungslose Anbindung an ihre ERP- oder RPA-Systeme.
Preisgestaltung
Die Preisgestaltung bei Rossum ist flexibel und bietet Unternehmen vier verschiedene Optionen der Funktionsmodelle. Außerdem bietet Rossum eine Testversion sowie eine kostenlose Demo, die die Einschätzung für die Nützlichkeit im eigenen Unternehmen vereinfacht.
Jedoch werden hier neben einem beispielhaften Startpreis keine Informationen oder Einflussfaktoren auf den Preis genannt – so kann die finanzielle Einschätzung nur durch ein konkretes Angebot erfolgen. Außerdem können hier die Optionen der Zahlungsmethoden nicht direkt online eingesehen werden.
Preistransparenz: erst bei Anfrage
Anpassbarkeit: 4 Optionen
Zahlungsmethoden: -
Testversion: Ja 14 Tage
Preismodelle
Rossum bietet vier Preispläne an, die sich in Umfang und Funktionen unterscheiden:
- Starter: Ab $18.000 pro Jahr richtet sich dieser Plan an große Unternehmen, die in die Automatisierung einsteigen möchten. Er umfasst unbegrenzte Benutzerplätze, Dokumenteneingang über E-Mail, API oder manuellen Upload, die Rossum Aurora Document AI für automatische Datenerfassung, Stammdatenabgleich, einen ergonomischen Validierungsbildschirm sowie eine 12-monatige Archivierung und API-Zugang.
- Business: Dieser Plan baut auf dem Starter-Paket auf und bietet zusätzliche Funktionen wie benutzerdefinierte Geschäftslogik, Duplikaterkennung, eine integrierte intelligente Mailbox, benutzerdefinierte Funktionen und Webhooks, detailliertes Workflow-Reporting sowie erweiterte Integrationsmöglichkeiten mit Systemen wie SAP, Coupa, Workday und Oracle.
- Enterprise: Für Unternehmen mit komplexen Anforderungen bietet dieser Plan alle Features des Business-Pakets plus Single Sign-On (SSO), eine Sandbox-Umgebung für Tests, erweiterten Stammdatenabgleich, die Wahl des bevorzugten Cloud-Standorts, optionales benutzerdefiniertes Branding und weitere Anpassungsmöglichkeiten.
- Ultimate: Dieser Plan ist für globale Unternehmen konzipiert, die große Transaktionsvolumina verarbeiten. Neben den Enterprise-Funktionen beinhaltet er die Verarbeitung von Transaktionen mit mehreren Dokumenten, benutzerdefinierte E-Mail-Domänen, eine einbettbare Benutzeroberfläche, zusätzliche Sandbox-Umgebungen und eine erweiterte Archivierung von bis zu drei Jahren.
Konkrete Preisinformationen für die Business-, Enterprise- und Ultimate-Pläne sind dabei nicht öffentlich einsehbar – es muss also ein individuelles Angebot angefordert werden, das auf den spezifischen Anforderungen basiert.
Fazit
Rossum bietet eine KI-gestützte Lösung zur effizienten Automatisierung von Dokumentenprozessen und ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen. Es überzeugt durch hohe Skalierbarkeit, einfache Integration in bestehende Systeme und eine benutzerfreundliche Oberfläche.
Allerdings sind die Einstiegskosten hoch und die Preistransparenz begrenzt, was besonders kleinere Unternehmen vor Herausforderungen stellen könnte. Zudem erfordert die Implementierung zusätzliche Entwicklungsressourcen, und die Anpassung der KI an spezifische Dokumententypen kann zeitintensiv sein. Insgesamt eignet sich Rossum vor allem für größere Unternehmen oder solche mit komplexen Dokumentenprozessen, die ihre Effizienz langfristig steigern möchten.