Workist Testbericht & Erfahrungen
Workist ist ein KI-gestütztes Softwareunternehmen, das Geschäftsprozesse automatisiert, insbesondere die Verarbeitung von eingehenden Bestellungen und geschäftsrelevanten Dokumenten. Die Software nutzt künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning, um Daten aus E-Mails, PDFs oder Scans automatisch zu extrahieren, zu validieren und in ERP-Systeme zu übertragen und verfolgt dabei einen ganzheitlichen Ansatz der Prozessoptimierung.
Vorteile
- End-to-End-System
- Starke KI
- Guter Funktionsumfang
- Hohe Sicherheit
- Intuitive Benutzeroberfläche
Nachteile
- Wenige Integrationen bisher möglich
- Niedrige Preistransparenz
- Vergleichsweise hohe Kosten
- Hoher anfänglicher Anpassungsaufwand
- Keine Testversion
Auszeichnungen:
Allgemeine Unternehmensinformationen
Workist ist ein Berliner Start-Up, das 2019 gegründet wurde. Es bietet eine KI-Software für die komplette Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse und hilft so Unternehmen von repetitiven, administrativen Aufgaben zu befreien. Dabei werden alle Prozesse von Sortierung der Dokumente über Verarbeitung bis Validierung und Weitergabe von Dokumenten von Workist übernommen und manuelle Dateneingabe wird minimiert.
Die Hauptanwendung von Workist richtet sich an verschiedenste Branchen (besonders Großhandel und Hersteller), die regelmäßig eine große Anzahl von Bestellungen erhalten und deren Vertriebsinnendienst durch manuelle Auftragserfassung stark beansprucht wird.
Anwendungsbereiche
Die Anwendungsbereiche von Workist sind durch den ganzheitlichen Workflow umfangreich, können jedoch in einige Unterkategorien unterteilt werden.
Dokumenteneingang und -klassifikation
- Empfang von Dokumenten aus verschiedensten Quellen wie E-Mails, PDFs oder Scans
- Texterkennung bei analogen Dokumenten (OCR)
- Automatische Erkennung und Klassifizierung von Dokumenttypen
- Zuweisung von Prioritäten der Dokumente
Automatisierte Verarbeitung
- Extraktion von Bestellinformationen durch (OCR) wie Artikelnummer, Menge, Preis etc.
- Validierung von Daten
- Fehlererkennung
- Datenanreicherung durch automatische Ergänzung von fehlenden Daten
Datenübertragung und Weiterverarbeitung
- Übertragung der validierten Daten ins Dritt-System
- Automatisches Erstellen von Aufträgen
- Generelle Automatisierung von verschiedenen Datenflüssen
Reporting und Monitoring
- Echtzeit-Überwachung der Prozesse durch Dashboards und Benachrichtigungen
- Protokollierung und lückenlose Nachverfolgbarkeit
Viele sind bereits Kunden:
Böllhoff, DB, Zentis, Contorion, Gedore und mehr
Nutzungsflexibilität
Da Workist cloudbasiert ist, ist es möglich mobil auf die Plattform zuzugreifen – dennoch braucht man hier, wie auch bei anderen Cloud-basierten Servern, WLAN um Bearbeitungen umzusetzen. Es bietet also eine gewisse Flexibilität. Da die Details auf der Website nicht weiter ausgeführt sind, scheint Workist jedoch nicht auf mobile Arbeit ausgerichtet zu sein.
Um einen nahtlosen Workflow aufrecht zu erhalten, ermöglicht Workist verschiedene ERP-Integrationen – so entsteht ein optimaler Prozess, der neue Aspekte (Software) mit den Hauptfaktoren der bestehenden Anwendungen verknüpft. Jedoch ist hier zu sagen, dass die möglichen Integrationen sich derzeit auf sechs Anwendungen beschränkt: SAP, Microsoft, ORACLE Netsuite, Global Shop Solutions, weclapp und Sage.
Technologie und Anwendungsdetails
Die Software von Workist bietet Funktionen zur Zugriffsverwaltung und Zugriffsrechte-Steuerung, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Daten und Funktionen zugreifen können. Für Collaboration-Funktionen gibt es Tools, die eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens ermöglichen, wobei Teammitglieder gleichzeitig an der Bearbeitung von Bestelldaten und Dokumenten arbeiten können.
KI: Schwerpunkt von Workist für jegliche administrative Aufgaben (Dokumentenverarbeitung, Datenextraktion…)
Server: Cloud-basiert
Sicherheit & Compliance: DSGVO, Verschlüsselung und Zugangskontrollen
Installation, Einstieg und Support
Die Implementierung der Workist-Software ist darauf ausgelegt, schnell und unkompliziert zu erfolgen. Sie kann innerhalb weniger Stunden nahtlos in bestehende Prozesse und IT-Umgebung integriert werden, ohne dass aufwändige Systemanpassungen erforderlich sind.
Während der Implementierungsphase arbeitet das Workist-Team mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Auch wenn das System ab dann voll funktionstüchtig ist, lohnt sich anschließend eine Einarbeitungszeit – hierfür bietet Workist zusätzliche Trainings und Schulungen. Außerdem findet man ein paar Ressourcen auf der Website, die die Einarbeitung erleichtern sollen.
-Support/ Service: Blog und Helpcenter, Ansprechpartner
-Sprachen: Die Software kann Dokumente in über 60 Sprachen verarbeiten
Benutzeroberfläche
Die Benutzeroberfläche von Workist ist intuitiv und benutzerfreundlich und hilft die Prozesse so einfach wie möglich zu machen. Das wird durch ein übersichtliches Dashboard sowie einfache Navigation möglich. Auf der Benutzeroberfläche sind dabei Echtzeit-Status und Vorschläge zu sehen.
Preisgestaltung
Die Preisgestaltung ist mit drei verschiedenen Modellen flexibel. Die Funktionen pro Angebot sind dabei detailliert angegeben und richten sich nach den Nutzeransprüchen. Es ist jedoch weder ein Preisbeispiel oder -rahmen angegeben, wodurch erst eine Anfrage oder ein Meeting vereinbart werden muss, um eine Einschätzung des Finanziellen zu haben. Dies kann individuelle Anpassungsmöglichkeiten des Angebots widerspiegeln – durch das Weglassen jeglicher Referenzwerte mindert es jedoch die Planbarkeit.
Preistransparenz: Nein
Anpassbarkeit: 3 Optionen
Zahlungsmethoden: Nicht genannt
Testversion: Nein
Preismodelle
Workist bietet drei Preismodelle an, die auf unterschiedliche Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind: Core, Professional und Enterprise.
Core: Dieses Basispaket eignet sich für Unternehmen, die hauptsächlich Aufträge verarbeiten. Es umfasst die Verarbeitung von 10.000 Dokumenten pro Jahr, ermöglicht den Zugang für 3 Benutzer und die Verwaltung von 1 Team. Der Output erfolgt im Standardformat, und ein persönlicher Ansprechpartner steht zur Verfügung.
Professional: Für Unternehmen mit einem höheren Dokumentenaufkommen und dem Bedarf an erweiterten Funktionen ist dieses Paket ideal. Es deckt sowohl Anfragen als auch Aufträge ab und beinhaltet, die Verarbeitung von 20.000 Dokumenten jährlich. Zudem können 5 Benutzer in 3 Teams arbeiten. Der Output kann individuell angepasst werden, und ein persönlicher Ansprechpartner unterstützt bei der Implementierung und Nutzung.
Enterprise: Dieses Paket richtet sich an große Unternehmen mit spezifischen Anforderungen. Alle Parameter wie die Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente, Benutzer und Teams werden individuell festgelegt. Der Output ist maßgeschneidert, und ein persönlicher Ansprechpartner gewährleistet eine optimale Betreuung.
Für alle Pakete sind Upgrades verfügbar, die eine Erweiterung der Dokumentenverarbeitungskapazität ermöglichen. Die genauen Preise werden auf Anfrage bereitgestellt. Es empfiehlt sich, direkt mit dem Workist-Team Kontakt aufzunehmen, um ein maßgeschneidertes Angebot zu erhalten.
Fazit
Workist ist eine leistungsstarke KI-gestützte Lösung zur Automatisierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen, insbesondere für Unternehmen mit hohem Bestell- und Dokumentenaufkommen. Die Software bietet eine effiziente Verarbeitung, Validierung und Integration von Daten und reduziert manuelle Aufwände erheblich.
Besonders für Großhändler, Hersteller und Unternehmen mit komplexen administrativen Prozessen kann Workist eine sinnvolle Investition sein. Die intelligente Fehlererkennung, Automatisierung und ERP-Integration ermöglichen einen effizienten Workflow – allerdings sollten Unternehmen sicherstellen, dass Workist mit ihren bestehenden Tools kompatibel ist.
Unternehmen die bereit sind, in eine leistungsfähige Lösung zu investieren und dabei höhere Preise und benötigte individuelle Anpassung in Kauf zu nehmen, können von Workist deutlich profitieren.